Dokumente digital unterschreiben mit der QES

von Afilio
10.01.2024 (aktualisiert: 10.01.2024)
Das Wichtigste in Kürze:
  • Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist auf Gesetzesebene der Unterschrift per Hand gleichgestellt. Dokumente mit QES sind somit rechtlich bindend – zum Beispiel für Ärzte.
  • Sie benötigen für die QES einen deutschen Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion. Die Authentifizierung erfolgt über die eID-Funktion Ihres Personalausweises.
  • Afilio-Kunden mit einer AfilioPlus- oder AfilioFamilie-Mitgliedschaft können mittels der QES ihre Patienten­verfügung und Vorsorge­vollmacht digital unterschreiben und auf ihrer Notfallkarte zum Abruf hinterlegen.

So funktioniert die qualifizierte elektronische Signatur

Im Notfall sollten Ihre Vorsorge­dokumente einfach, schnell, aktuell und rechtskräftig zur Verfügung stehen. Damit entlasten Sie Angehörige und stellen zudem sicher, dass Ihre Wünsche berücksichtigt werden. Wenn Sie ein elektronisch signiertes Dokument zu Ihrer Notfallkarte von Afilio hinzufügen, entfällt die Suche nach dem analogen Originaldokument – und damit lange Wartezeiten auf eine medizinische Entscheidung.

Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur wird die digitale Version Ihrer Patienten­verfügung und Vorsorge­vollmacht rechtskräftig.

Was ist die qualifizierte elektronische Signatur?

Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine digitale Signatur, die auf Gesetzesebene der handschriftlichen Unterschrift auf Papier gleichgestellt und in sämtlichen EU-Mitgliedsstaaten rechtlich bindend ist.

Info: Die Rechtsgültigkeit der bei Afilio erstellten Vorsorge­dokumente können wir jedoch nur innerhalb Deutschlands garantieren, da diese auf die deutsche Rechtsprechung ausgerichtet sind.

Warum ist eine QES notwendig?

Die qualifizierte elektronische Signatur ist notwendig, um Dokumente auch in ihrer digitalen Form rechtsgültig wirksam zu machen. Ohne die qualifizierte elektronische Signatur muss das Dokument ausgedruckt und handschriftlich unterschrieben sein. Andere digitale Signaturen reichen nicht aus, um eine rechtsgültige Signatur auf Ihren digitalen Vorsorge­dokumenten zu setzen.

Kann jede E-Signatur die Unterschrift per Hand ersetzen?

Nein, denn es gibt verschiedene Klassifikationen. Auch kommt es auf das jeweilige Dokument an und welche rechtlichen Anforderungen dafür gelten. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur haben wir von Afilio den höchsten Standard eingeführt. Patienten­verfügung und Vorsorge­vollmacht sind damit auch als PDF rechtlich bindend.

Wie sieht die QES aus?

Ihre qualifizierte elektronische Signatur wird am Ende Ihres Dokumentes angehängt, auf welcher zu sehen ist, welche Person zu welchem Zeitpunkt und aus welchem Grund das Dokument elektronisch signiert hat.

Wie nutze ich bei Afilio die QES?

Als Afilio-Nutzer erstellen Sie ein Vorsorge­dokument online und können als AfilioPlus-Mitglied oder AfilioFamilie-Mitglied einen digitalen Signaturprozess starten. An dem Verfahren sind mehrere Anbieter beteiligt, um höchste Sicherheit zu garantieren. Auch wenn Sie bereits ein Vorsorge­dokument erstellt haben, können Sie sich nachträglich für die qualifizierte elektronische Signatur entscheiden.

Was brauche ich für die QES?

Es braucht ein paar Voraussetzungen und eine gewisse technische Affinität, um den Identifikationsprozess zu durchlaufen. Sie müssen zum Beispiel die App des Anbieters auf Ihr Handy laden. Auch benötigen Sie einen deutschen Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion. Die Authentifizierung erfolgt über die eID-Funktion Ihres Personalausweises. Im Gegensatz zum Post- oder Video-Ident-Verfahren ist jedoch kein Vorstellen in einer Filiale oder vor der Kamera nötig.

Info: Ihre Online-Ausweisfunktion können Sie beim Bürgeramt aktivieren lassen. Die für Sie zuständige Behörde finden Sie unter www.behoerdenfinder.de.

Unser Tipp: Ist Ihnen wichtig, dass rechtlich bindende Dokumente über Ihre Notfallkarte direkt abrufbar sind? Dann bitten Sie im Zweifelsfall eine Person um Hilfe, etwa Kinder oder Enkelkinder, um sich erfolgreich zu identifizieren.

Was ist die eID-Funktion des Personalausweises?

Ihr Personalausweis ist mit einem Chip ausgestattet. Dadurch können Sie Ihren Ausweis auch online verwenden und sich sicher im Internet ausweisen. Wenn Sie die eID-Funktion des Personalausweises aktiviert haben, können Sie mithilfe einer selbst gewählten 6-stelligen PIN, die Sie bei erstmaliger Nutzung eingeben mussten, unterschreiben.

Ich habe keinen Personalausweis mit eID-Funktion. Kann ich trotzdem unterschreiben?

Aktuell können nur Nutzer mit der eID-Funktion des Personalausweises unterschreiben. Sie können diese Funktion bei Ihrem zuständigen Bürgeramt aktivieren lassen.

Warum brauche ich NFC auf dem Smartphone?

Der deutsche Personalausweis enthält eine NFC-Chipkarte, auf der Ihre Daten gespeichert sind. Ein Smartphone mit NFC-Funktion dient als Lesegerät und übermittelt die Daten verschlüsselt, damit diese ausgelesen werden können.

Woher weiß ich, ob mein Personalausweis die Online-Funktion hat?

  • Ihr Ausweis wurde nach Juli 2017 ausgestellt. Dann ist die Online-Ausweisfunktion auch bei Personalausweis und elektronischem Aufenthaltstitel automatisch aktiviert.
  • Sie nutzen die Funktion „Gerät und Ausweis prüfen“ in der AusweisApp auf Ihrem Smartphone und bekommen ein positives Prüfergebnis mit einem grünen Haken bei „Online-Ausweisfunktion aktiviert“.
  • Sie lassen im für Sie zuständigen Bürgeramt überprüfen, ob die Online-Ausweisfunktion Ihres Ausweises aktiviert ist.

Wie erkennt der Arzt die Echtheit?

Die Prüfung der Echtheit Ihrer Dokumente mit digitaler Unterschrift ist einfach, da die Signatur als Zertifikat ins PDF eingebunden ist. Der PDF-Reader gibt die Information, ob das Dokument rechtsgültig unterschrieben wurde.

In der Praxis gilt: Digitale Dokumente sind fürs medizinische Personal noch nicht Routine. In der Übergangszeit können daher Unsicherheiten bestehen. Der Arzt ist zwar rechtlich verpflichtet, ein Dokument mit qualifizierter E-Signatur zu beachten, trotzdem könnte nach dem Ausdruck gefragt werden.

Unser Tipp: Hinterlegen Sie Ihre Vorsorge­dokumente an mehreren Orten – digital zum Abruf über Ihre Notfallkarte sowie ausgedruckt in Ihren Unterlagen. Geben Sie auch eine Kopie Ihrer Notfallkontaktperson. So stellen Sie sicher, dass Ihr Willen beachtet wird.

Muss ich bei Änderungen am Dokument erneut den QES-Prozess durchlaufen?

Ja, das müssen Sie. Schließlich möchten sie nicht, dass ein anderer an Ihrer Stelle Änderungen vornimmt. Die QES ermöglicht es, nachträgliche Veränderungen der Daten in der Signatur zu erkennen. So bietet Sie ein hohes Maß an Sicherheit.

Die Notfallkarte von Afilio

Kennen Sie schon unsere Notfallkarte? Sie macht es möglich, dass Ärzte im Notfall Ihre Vorsorge­dokumente direkt einsehen können. Aber ist eine digitale Patienten­verfügung auch rechtlich bindend? Ja, wenn sie elektronisch mit der QES unterschrieben wurde. So müssen Angehörige im Ernstfall nicht nach dem Original suchen.

Immer wieder berichten uns Kunden folgende Notfallsituation: Eine geliebte Person kommt ins Kranken­haus und ist nicht mehr in der Lage, selbst über medizinische Behandlungen zu entscheiden. Gibt es eine Patienten­verfügung? Ja, aber wo liegt sie? Auch sind häufig mehrere Fassungen vorhanden. Das digitale Dokument wurde aktualisiert, der Ausdruck im Schreibtisch hingegen ist veraltet. Dieses Chaos und unnötige Wartezeiten, bis das Original gefunden wurde, können Sie vermeiden.

Vorteile der Notfallkarte nutzen

Auf Ihrer Notfallkarte hinterlegen Sie wichtige Notfallinformationen wie die Patienten­verfügung und Vorsorge­vollmacht. Im Kranken­haus können Ärzte und medizinisches Personal diese über einen Code direkt vor Ort abrufen.

Eine rechtssichere Patienten­verfügung

Die Patienten­verfügung war bislang nur zwingend für den Arzt zu beachten, wenn sie schriftlich verfasst und unterschrieben oder durch einen Notar beglaubigt wurde. Dafür musste das Schriftstück auf Papier im Original vorliegen. Die qualifizierte E-Signatur macht es möglich, die Patienten­verfügung digital zu unterschreiben. Die Notfallkarte erfährt dadurch ein wichtiges Upgrade.

Info: Für die Vorsorge­vollmacht gibt es grundsätzlich keine Formvorschriften. Eine schriftliche Abfassung mit eigenhändiger Unterschrift wird jedoch empfohlen. Auch hier ist also die QES sinnvoll – für mehr Klarheit und Beweiskraft in digitaler Form.

Die QES im Check

Für wen? Afilio-Kunden mit einer AfilioPlus- oder AfilioFamilie-Mitgliedschaft

Für welche Dokumente? Patienten­verfügung und Vorsorge­vollmacht

Wie geht das? Wenn Sie die QES wünschen, können Sie die Option in Ihrem Afilio-Mitgliederbereich auswählen.

Warum? Damit zur Notfallkarte hinzugefügte Dokumente direkt und rechtlich bindend von Ärzten und Kranken­hauspersonal eingesehen werden können.

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